WhatsApp es una red social que ha crecido en el sector comercial gracias a sus recientes actualizaciones con herramientas que permiten una rápida atención al cliente. A través de mensajes, notas de voz, imágenes y videos es posible dar a conocer tu empresa. En ocasiones, no será posible responder a todos tus contactos al instante, por lo que es necesario programarlos. Precisamente, cómo automatizar mensajes en WhatsApp Business es lo que necesitas aprender, a fin de dar el mejor servicio.
WhatsApp Business y sus tipos de mensajes
WhatsApp Business es una versión oficial de la aplicación elaborada con el fin de que las empresas establezcan comunicación efectiva con sus clientes. Una de sus diferencias con la App original son los tipos de mensajes que puedes enviar y recibir. Básicamente, los tipos de mensajería programables son dos:
Mensajes de bienvenida
Son la clase de mensaje que se envía a las personas que contactan con tu negocio por primera vez, o que no haya escrito en un lapso mayor a 14 días. Llegan al cliente mediante un móvil conectado a la red y el número registrado al perfil de la compañía.
Mensajes de ausencia
Es una respuesta automatizada que les notifica a los clientes que se ha recibido el mensaje y que en ese momento es imposible responder. Se puede programar de manera indefinida, en un intervalo de tiempo personalizado o fuera del horario de la empresa. Recuerda, que solo funciona con el equipo encendido conectado a la red.
Programa mensajes en WhatsApp Business en 5 pasos
Los mensajes automáticos de WhatsApp Business son una estrategia eficaz para establecer negocios con nuevos o potenciales clientes. De hecho, podrás estar comunicado en todo momento aun cuando esté de viaje, gracias a las cómodas respuestas automatizadas de la app. Fíjate lo que debes hacer a fin de configurar este tipo de mensajería instantánea, en solo 5 breves pasos:
- Entra en el menú principal de App de WhatsApp Business.
- Presiona en los tres puntos ubicados en la parte derecha de la pantalla y elige Ajustes.
- Pulsa en configuración del negocio y mensaje de ausencia.
- Habilita la opción enviar mensaje de ausencia o bienvenida. Edita el texto al presionar el símbolo del lápiz que está en la parte derecha del menú.
- Toca la casilla programar y elige entre las dos alternativas, enviar siempre o calendario personalizado.
Cómo redactar mensajes automatizados en WhatsApp Business
Se recomienda que los mensajes que dirijas a los clientes deben ser realistas, llamativos, pero con un toque formal. Esto permite desarrollar una relación con tus compradores y hasta cerrar ventas. Además, transmite una buena imagen de tu negocio. Por eso, considera las siguientes sugerencias:
- Palabras adecuadas: Los mensajes automatizados deben ajustarse al contexto de tu empresa, transmitir convicción, buen gusto y puntualidad.
- Respuestas realistas: El usuario querrá recibir una solución concreta, que se adapte a sus necesidades.
- Respuestas directas y transparentes: Los mensajes deben ir al grano, sin relleno pues una respuesta muy larga desanima la lectura.
- Brindar una solución opcional: Incluye en tu respuesta un plan A y B.
- Aportar naturalidad: Brinda a tus clientes la tranquilidad de sentir que hay gente detrás del mensaje en lugar de un robot.
Plantillas de mensajes automatizados de WhatsApp Business y sus tipos
Son mensajes predeterminados que se utilizan para dar respuestas automáticas rápidas en momentos que no se puede responder a clientes fijos. Varían según la plataforma y situaciones con el objetivo de convencer al usuario que la relación con tu empresa es confiable. Sus principales tipos son:
De atención al cliente
Son mensajes automáticos que le hacen saber al cliente que su requerimiento se checará a la mayor brevedad posible, más no en ese momento. He aquí un ejemplo:
Hola. ¡Gracias por contactarnos! Nuestro equipo de soporte técnico checará su pedido y lo remitirá al personal competente. En menos de 48 horas tendrá respuesta. De no poder esperar ese tiempo, acceda a nuestro sitio web o llámenos al 8888 7788.
Un caluroso saludo
Nombre
De oficina cerrada
Son plantillas personales que dirige el jefe o director de la empresa a determinados clientes que llamen en vacaciones o días feriados. Checa cómo hacerla:
Hola. En estos momentos estoy fuera de la ciudad, hasta el 28 de febrero. Me comunicaré la próxima semana con usted. Mientras tanto, tiene a disposición nuestro correo electrónico, donde mis colegas le atenderán con gusto.
Gracias por la confianza y espera. Hasta pronto
Nombre
De asistencia instantánea
Son un tipo de plantillas automáticas que se gestionan mediante el chat en línea de la empresa. Checa el siguiente ejemplo:
Disculpe la espera. En estos momentos el chat está colapsado, pero le atenderemos tan pronto sea posible. Si va con prisa, adjunte su requerimiento al siguiente correo electrónico y durante la tarde le daremos respuesta.
Cómo funcionan las respuestas automáticas de WhatsApp Business
Las auto respuestas de esta aplicación son un mecanismo que se puede emplear a nivel individual o colectivo. De hecho, se pueden personalizar y programar el tiempo de respuesta. Además, responde a contactos conocidos y desconocidos por igual. También, da la opción de hacer atajos en el teclado, para mensajes que se envían con más regularidad tal como se indica aquí:
- Ubícate en ajustes, herramientas de la empresa y respuestas rápidas.
- Presiona en el símbolo más +, ubicado en la parte superior de la pantalla, con el fin de hacer una nueva respuesta rápida.
- En mensajes, toca para empezar a redactar la respuesta apropiada.
- Presiona / atajo con la barra inclinada del teclado, lo cual sirve para programar la respuesta rápida.
- Establece palabras claves lo cual hará más sencillo ubicar tu mensaje.
- Finaliza al dar clic en guardar.
En resumen, los mensajes automatizados de WhatsApp son una herramienta eficaz para atraer el mayor número de clientes en línea. Deben ser cortos, precisos, cordiales y hacerle ver al usuario que está en buenas manos. Estas características funcionan bien en Android e IOS por igual y se actualizan con frecuencia.